Остатки в системе учёта и на полке рано или поздно расходятся: пересорт, недовложения от поставщика, брак, ошибки при сборке. Для продавца на маркетплейсе это не просто беспорядок — это отмены заказов по FBS и минус к рейтингу. Инвентаризация возвращает цифры к реальности. Разберём, как провести её быстро и без остановки продаж, что делать с расхождениями и как часто сверяться. В конце — как инвентаризация устроена в OWLS Seller.

Инвентаризация склада продавца маркетплейса: стеллажи, чек-лист и поиск расхождений
Регулярные пересчёты возвращают остатки к реальности и спасают от отмен заказов
В статье
  1. Зачем инвентаризация продавцу маркетплейса
  2. Полная и выборочная инвентаризация
  3. Подготовка
  4. Как провести: пошагово
  5. Что делать с расхождениями
  6. Как часто проводить
  7. Инвентаризация в OWLS Seller

Зачем инвентаризация продавцу маркетплейса

На маркетплейсе остатки работают как витрина: площадка показывает покупателю товар, пока вы передаёте остаток больше нуля. Если в системе товар есть, а на полке нет, заказ придётся отменить — а за отмены по вине продавца площадки снижают рейтинг. Обратная ситуация тоже вредна: товар лежит, а система считает, что его нет, и вы теряете продажи.

Полная и выборочная инвентаризация

Полная — пересчитывается весь склад. Долго, но даёт точную картину. Обычно раз в квартал или перед сезоном.
Выборочная — пересчитываются отдельные полки, категории или товары с подозрением на расхождение. Быстро и можно делать часто.

Подготовка

  • убедитесь, что у всех товаров есть читаемый штрихкод — считать сканером в разы быстрее и точнее, чем вручную;
  • проведите в системе все приёмки и отгрузки, которые уже случились, — иначе расхождения окажутся ложными;
  • выберите время с наименьшим количеством заказов, чтобы сборка не мешала пересчёту;
  • разделите склад на зоны и назначьте, кто считает какую.

Как провести: пошагово

1
Начните инвентаризацию в системе по нужному складу или списку товаров.
2
Пересчитайте товар — сканируйте штрихкоды и вводите фактическое количество по каждой позиции.
3
Сравните факт с учётом. Система покажет, где излишки, а где недостача.
4
Перепроверьте крупные расхождения — часто это пересорт: товар нашёлся на соседней полке под другим размером.
5
Утвердите результат. Остатки обновятся, и новые цифры уйдут на маркетплейсы.

Не останавливайте продажи. Если заказы приходят во время пересчёта, отмечайте собранные позиции отдельно и учитывайте их при сверке. Для выборочной инвентаризации остановка не нужна вовсе.

Что делать с расхождениями

  • Пересорт (один размер лишний, другой в недостаче) — переложите товар и проверьте, откуда он взялся: приёмка или сборка.
  • Недостача — проверьте последние приёмки: недовложение от поставщика нужно предъявить ему.
  • Брак — спишите отдельно, чтобы видеть потери по причинам.
  • Излишки — чаще всего это не проведённая вовремя приёмка или возврат.

Как часто проводить

Полную — раз в квартал и обязательно перед сезоном распродаж. Выборочную — раз в неделю или две по самым продаваемым товарам и по позициям, где были отмены. Чем чаще выборочные пересчёты, тем меньше сюрпризов при полной инвентаризации. О подготовке склада к пику — в статье «Распродажа 11.11 и Чёрная пятница».

Инвентаризация в OWLS Seller

В OWLS Seller инвентаризация есть и в веб-кабинете, и в мобильном приложении:

Полный цикл с телефона — начать пересчёт, ввести количество, утвердить или отклонить результат.
Сканер штрихкодов — камера телефона находит товар, не нужно искать его в списке.
Списания, перемещения и карантин — для брака и пересорта есть отдельные документы.
Остатки на площадки — после утверждения новые остатки можно передать на маркетплейсы.

Первые 3 дня на тарифе «Старт» — бесплатно: заведите склад и проведите первую инвентаризацию с телефона.